06 11 0 12 901 info@viellevoye.nu
veel gestelde vragen gezondheidszorg mediator mediation zorg en welzijn teammediation groepsmediation conflictoplosser coflictoplossing juridisch advies

Partijen vragen wel eens achteraf aan mij: “Hoe heb ik het gedaan in de mediation?”. Hieruit blijkt dat het voor hen vooraf ook niet helemaal duidelijk is hoe ze een mediationtraject het beste in kunnen gaan; wat de beste insteek is. Dit was voor mij de aanleiding om tips te formuleren die je graag vooraf of tijdens de mediation tot je kunt nemen, en niet pas achteraf. Dan wordt het evalueren na de mediation nog leuker!

 

Tip 1

In een arbeidsmediation wordt mediation vaak voorgesteld door de directie, management, HR afdeling, de bedrijfsarts of een rechterlijke instantie.  Ga je daar wel of niet op in? Heb je geen idee wat je te wachten staat? Wat zijn je rechten en plichten? Wat zijn de voor- en nadelen? Wanneer heeft het zin en wanneer niet? Lees je in op de website van MfN, mediationnederland.nl of de websites van aanbieders van mediation, zoals mijn eigen website. Kijk naar verschillen in werkwijze en specialismen. Aan wie vertrouw je je conflict toe? In welke persoon met welke kennis en ervaring heb je vertrouwen als mediator? Zorg daarbij voor een MfN registermediator zodat je zeker bent van een mediator die aan de kwaliteitsstandaard van het MfN voldoet. Een mediationtraject is een serieus traject dat het verdient om serieus ingezet te worden. Heb je nog vragen of twijfel je? Je mag me gerust bellen om vrijblijvend te sparren: 06 11 0 12 901.

Tip 2

Het welslagen van een mediation wordt, zo is mijn ervaring, voor het grootse gedeelte bepaald door de “mindset” van partijen. Blijven partijen in de gevechtsmodus als ze de mediation starten, dan kost het eerst veel tijd en moeite om hen hieruit te halen. Als partijen direct al het besluit nemen dat ze er samen uit moeten komen en dat dit ook gaat lukken, dan is het easy peasy. Hoe doe je dat, uit de strijdmodus komen?

Eigenlijk heel eenvoudig dat besluit nemen. Loslaten wat veel negatieve energie kost en je meer richten op de toekomst en niet het verleden. Maar is het iets van het brein of toch meer van het hart?

Laatst werd ik in een cursus geattendeerd op een theorie van The Arbinger Institute. Zij maken een verschil tussen een “Heart at War” en een “Heart at Peace”. Het werd als volgt omschreven:

“In the way we regard our children, our spouses, neighbours, colleagues and strangers, we choose to see others either as people like ourselves or as objects. They either count like we do or the don’t. In the former case, since we regard them as we regard ourselves, we say our hearts are at peace toward them. In the latter case, since we systematically view them as inferior, we say our hearts are at war.” (Anatomy of Peace, The Arbringer Institute.

Met een Heart at Peace zie je de anderen als mensen en niet als objecten. Wat ze belangrijk vinden en waar ze bezorgd over zijn, zijn net zo belangrijk als je eigen belangen en zorgen. Ik zie hun menselijkheid en verzet me niet tegen die gedachte.

Ik zie het vooral als een proces in jezelf waarbij je jezelf voorbereidt op het vormen van een nieuw beeld van de ander.

Als je met een Heart at Peace de mediation instapt maakt dat een enorm verschil. Je gedrag in de mediation zal onmiskenbaar jezelf veranderen maar ook invloed hebben op de ander. Denk er eens over na voordat je aan de mediationtafel plaatsneemt!

Tip 3

Vind je het spannend om met degene waarmee je een conflict hebt aan tafel te zitten? Dat is normaal. Vaak is het al enige tijd geleden dat je elkaar zag en was dat geen prettig moment om aan terug te denken. In één ruimte met degene waarmee je het conflict hebt, is ook niet niks. Voel je je niet zeker en denk je dat je emotioneel wordt tijdens het gesprek? Neem een goede vriend(in) of familielid als toehoorder mee, zodat je na de mediationsessie met elkaar de inhoud kunt bespreken.

Deze toehoorder zal wel voor geheimhouding moeten tekenen nu mediation een vertrouwelijk proces is. Wil je toch liever zelf het gesprek aangaan zonder iemand naast je maar wel de mogelijkheid hebben om na het mediationgesprek de inhoud met een derde te bespreken, dan kun je dit aangeven. Er wordt dan een geheimhoudingsverklaring opgesteld die deze derde kan ondertekenen. Na ondertekening heb je de mogelijkheid de inhoud van de mediation met deze derde te bespreken.

De waarde van de geheimhoudingsverklaringen is, dat zo duidelijk is voor beide partijen hoe groot de kring van personen is die gekend worden in de mediation. Dit geeft een gevoel van “veiligheid” waarbij duidelijk is waar hetgeen je zegt in de mediation terecht kan komen. Dit bevordert de openheid van partijen.

Denk je er over adviseurs mee te nemen zoals een juridisch adviseur of financieel adviseur, bedenk dan wat het doel voor jou van de mediation is. Is er een meerwaarde om deze adviseurs mee te nemen? Bij het eerste gesprek ontbreekt de meerwaarde veelal. Wanneer tussen partijen al duidelijk is dat de oplossing gezocht wordt in een exitscenario, dan kan het handig zijn om je adviseur bij de hand te hebben.

Tip 4

Bereid je voor op een mediationsessie. Zorg dat je je eigen belangen en behoeftes goed in kaart hebt gebracht. Wat vind je belangrijk in de samenwerking met de ander? Wat drijft jou, waardoor je doet zoals je doet? Waar komt je eigen gedrag vandaan? Welke behoefte is onvervuld? Ben je zo boos omdat je behoefte aan vrijheid steeds verder beknot wordt? Of voel je je niet erkend en lig je daarom dwars bij de veranderingen die er gaan komen?

Een belang of behoefte gaat overigens verder dan een wens (dat wat je wilt). Je kunt een bepaald geldbedrag wensen, maar het onderliggend belang is dan financiële zekerheid. Vind je het lastig om je belangen te formuleren, vraag dan de mediator om je hierbij te helpen. Als de mediator kennis en ervaring heeft met Verbindende Communicatie op basis van het gedachtegoed van Marshall Rosenberg (Geweldloze Communicatie), dan hebben jullie je belangen snel in kaart gebracht. Een tip hierbij is om telkens de vraag te stellen: “Waarom wil ik dit?”. Uiteindelijk kom je dan bij je belang en drijfveer uit.

Als je weet wat je behoeftes zijn, kun je je eigen gedrag beter begrijpen. Dit geldt ook voor de behoeften van een ander. Als je begrijpt wat de ander zo belangrijk vindt, begrijp je ook waarom hij zo boos/verdrietig/teleurgesteld/bezorgd etc. was. Wederzijds begrip van wat de ander belangrijk vindt (empathie) is een grote stap in de mediation.

Tip 5

Maak de tijd vrij voor de mediation. Een gezamenlijke sessie duurt veelal rond de twee uren. Het is belangrijk dat dit niet onder tijdsdruk plaatsvindt. Geef elkaar en de problematiek aandacht. Dit is nodig om de focus gedurende de sessie echt te richten op de problematiek, de zienswijzen van de ander en jezelf en de opties om tot een oplossing te komen. Als je al met één been in een ander gesprek of vergadering staat, werkt dit belemmerend.

Presence, echte aanwezigheid, is een teken van respect voor de ander (en de mediator 😉). Deze betrokkenheid heeft een positieve invloed op het verloop van de mediation.

Wanneer meer tijd nodig is op die dag, of partijen gecommitteerd zijn om er die dag uit te komen, is een eendagsmediation mogelijk. Er wordt een volledige dag in de agenda gereserveerd. Soms kan het niet anders wanneer één van de partijen bijvoorbeeld in het buitenland verblijft. Dit komt nog weleens voor bij internationale bedrijven. Het doel van de mediation is dan in ieder geval duidelijk krijgen wat de oplossingsrichting zal worden.

Tip 6

Laat “gelijk krijgen” niet je doelstelling zijn in mediation. Een succesfactor voor mediation is als partijen met een milde, op verzoening gerichte houding de mediation in gaan. Als je vast blijft houden om gelijk te krijgen, zal de wederpartij dat ook doen. Je komt dan samen niet uit de conflictsituatie. Je focus verleggen naar wat je zelf nodig hebt en wat je gelukkig maakt is veel zinvoller, Als je de ander dan ook nog wat gunt, is een oplossing snel gevonden.

Tip 7

Incidenten hebben geleid tot escalatie van het conflict, zie de escalatieladder van Glasl. Om het conflict te laten de-escaleren en vertrouwen tussen partijen te herstellen, zullen de incidenten moeten worden besproken. Daarbij is van belang dat partijen proberen in elkaars schoenen te staan en aan elkaar aangeven hoe ze de incidenten en het gedrag van de ander hebben ervaren. Bovendien, wat had de andere maar ook jijzelf anders kunnen doen?

Tip 8

Zelfinzicht is niet eenvoudig als je het gevoel hebt dat de ander je heeft beschadigd. Je hebt eerder de neiging om je slachtoffer te voelen dan dat je kunt erkennen dat je ook een eigen aandeel hebt in het conflict. Maar als het lukt is het enorm waardevol en een welgemeend excuses kan een brug vormen naar wederzijds begrip.

Tip 9

Verlaat in mediation het communicatiepatroon van het maken van verwijten. Probeer de ander niet te beschuldigen maar pas de methode van geweldloze communicatie toe:

  • stel feitelijk vast wat er gebeurd is zonder oordeel, observeer,
  • zeg wat het met je heeft gedaan, welke gevoelens het bij je oproept,
  • zeg wat je graag zou willen, wat je behoefte is en
  • doe een verzoek of een wens.

Tip 10

Gebruik het mediationtraject om je zelfinzicht te vergroten. Wat is mijn aandeel in het conflict? Wat had ik anders kunnen doen? Wat was een effectievere manier geweest? Vaak is het conflict ontstaan door een reactie op actie, die op haar beurt weer een reactie is op een actie. Zie je het patroon en wat je eigen aandeel hierin is? Vaak is dit een blinde vlek en moet je er bij stil staan, wil je het echt kunnen zien. Focus je minder op wat de ander in jouw ogen niet (goed) heeft gedaan; dat is de makkelijkste weg.

Tip 11

Mensen met tegenovergestelde persoonlijkheidsstijlen komen vaker met elkaar in conflict. Het is de moeite waard om in mediation stil te staan bij je eigen persoonlijkheidsstijl, maar ook bij die van de ander. Iemand met een directe persoonlijkheidsstijl kan bot en insensitief overkomen bij iemand met een stabiele gedragsstijl. Iemand met een stabiele gedragsstijl kan op iemand met een directe gedragsstijl overkomen als ongeïnteresseerd en besluiteloos. Je zult elkaars gedragsstijl niet kunnen veranderen, maar je kunt wel leren op een effectievere manier met elkaar om te gaan. Zie ook mijn blog over de Disc tool. In mijn mediations kunnen partijen gebruik maken van deze tool.

Tip 12

Bij het brainstormen naar oplossingen, is het noodzakelijk je belangen goed in kaart te hebben. Zie Tip 4 van de Tips in mediation. Bij het zoeken naar een oplossing hoef je jezelf niet te beperken tot het gebruikelijke kader. Hoewel de uitkomst van de mediation in lijn moet zijn met de wet en de goede zeden, heb je in mediation meer armslag en ruimte voor het vinden van een oplossing. Maak hier gebruik van! Een voorbeeld is, dat een rechter in een arbeidsrechtelijk geschil niet de mogelijkheid heeft een werkgever te veroordelen tot vergoeding van een vakantiereis. In een mediation kun je dit als onderdeel van een beëindigingsvergoeding wel overeenkomen. Mediation beweegt zich “in the shadow of the law”. Dit geeft mogelijkheden om een echt goed passende oplossing voor beide partijen te creëren.

Tip 13

Een mediation is pas echt geslaagd, als de gevonden oplossing duurzaam blijkt te zijn en ook na verloop van maanden stand houdt. Dit vergt bij een voortzetting van de samenwerking, dat de afspraken duidelijk in een vaststellingsovereenkomst zijn gegoten en zodanig geformuleerd zijn, dat beide partijen weten wat er van hen verwacht wordt. Onderdeel van de afspraken moet ook zijn dat er met regelmaat geëvalueerd wordt; zijn partijen op de goede weg en worden de afspraken nagekomen? De evaluatie kan door partijen zelf worden gedaan, maar soms vragen partijen mij als mediator de evaluatie te verzorgen.

Als er sprake is van een beëindiging van de samenwerking zal er een schriftelijke beëindigingsregeling worden opgesteld. Beide partijen moeten de mogelijkheid hebben dit te laten toetsen door een eigen advocaat alvorens ze overgaan tot het tekenen van de overeenkomst.