Verwarrende communicatie

In verwarring door slechte communicatie

Bij conflicten op een afdeling of in een team of vakgroep zie ik vaak dat er dubbele signalen worden afgegeven. Mensen zeggen het één, vaak heel beleefd, maar doen het andere. Of uiten non-verbaal een andere boodschap dan verbaal. Dit heeft verwarrende communicatie tot gevolg. Het is dan de kunst om te luisteren met alle zintuigen. Vaak worden de belangrijkste dingen niet gezegd, maar wel gecommuniceerd.

Tip 1

Hoe verhitter de discussie, hoe minder partijen elkaar laten uitspreken. Partijen onderbreken elkaar of er wordt niet geluisterd naar een antwoord op een vraag die gesteld is. Dit is jammer want de belangrijkste informatie komt altijd aan het eind van een zin. Zo horen ze telkens weer de belangrijkste informatie niet. Door partijen hiervan bewust te maken, laten ze elkaar meer uitpraten en luisteren naar elkaar.

Tip 2

Soms stellen mensen vragen die geen vragen zijn, maar geven ze op die manier een mening. Dit leidt tot verwarrende communicatie. Door te checken bij de vragensteller wat hem er toe brengt deze vraag te stellen, wordt meer duidelijk wat zijn bedoeling is.

Tip 3

Je zit in vergadering en op het eerste gezicht is er sprake van een gesprek. Maar als je de situatie goed beluistert, dan is er sprake van een reeks monologen, waarbij iedereen zijn eigen gedachten uit en in een eigen spoor zit. Herkenbaar?

Er zijn geen nieuwe ideeën geuit, niemand weet precies wat de ander heeft gezegd, maar we doen net alsof we met elkaar een nuttige uitwisseling hebben gehad. Vervolgens worden de afspraken niet nagekomen omdat er eigenlijk ook geen echte afspraken zijn gemaakt die op elkaar zijn afgestemd en er niet naar elkaar geluisterd is.

Stel elkaar vragen en haak in op elkaars gedachten, zodat er een echte interactie tot stand kan komen.

Tip 4

Wat ook de communicatie tussen mensen verwart, is als een eigen mening vermomd wordt in een algemene stelling: “Er zijn mensen die het niet eens zijn met het rooster” in plaats van “Ik ben het niet eens met het rooster”. Vraag in dat geval wat de persoon bedoelt te zeggen; geldt het ook voor hemzelf?

Tip 5

Nederlanders worden vaak gezien als direct. Toch maak ik veel indirectheid mee, die kan leiden tot onduidelijkheid of zelfs onveiligheid. De persoon waar het om gaat wordt niet bij naam genoemd, terwijl iedereen weet om wie het gaat. “Iemand van de afdeling research heeft een fout gemaakt”, terwijl iedereen weet dat het Kees bedoeld wordt. Probeer elkaar direct aan te spreken, dat geeft meer duidelijkheid en veiligheid.

Kom je ook veel verwarrende communicatie tegen op je afdeling, in je team of vakgroep? Zet het eens op de agenda of benoem het als je het ziet. Lastig? Nodig eens een externe gespreksleider uit om de communicatie te verbeteren en te verhelderen. Ik doe dit graag!