Privacy Statement
In dit privacy statement laat Viellevoye Mediation in Zorg en Onderwijs zien hoe zij omgaat met de persoonsgegevens en privacy van haar cliënten. Deze transparantie is een van de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Welke persoonsgegevens worden verzameld en waarvoor?
- Naam, adres, geboortedatum, gender -> voor de vaststelling van de identiteit van de cliënten en het vermelden in overeenkomsten;
- E-mailadres, telefoonnummer en eventueel Skype adres -> om contact te kunnen onderhouden met de cliënten;
Viellevoye Mediation in Zorg en Onderwijs vraagt inzage in uw ID bewijs ter identificatie van cliënten. Er wordt geen kopie of scan gemaakt. Voor bedrijfsgegevens wordt het handelsregister van de Kamer van Koophandel geraadpleegd.
Indien partijen in het kader van de mediation een DISC vragenlijst invullen, valt het rapport dat wordt opgesteld onder de geheimhouding van de mediation en wordt in het digitale dossier gevoegd.
Is het verwerken van deze persoonsgegevens rechtmatig?
Het verwerken van bovengenoemde persoonsgegevens vindt plaats omdat het noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht. In overeenkomsten dienen de persoonsgegevens vermeld te worden. Wetgeving vraagt om identificatie van personen zodat de juiste persoonsgegevens in de overeenkomsten vermeld worden. Cliënten geven door het verstrekken van de opdracht toestemming voor het verwerken van de persoonsgegevens. Dit is vastgelegd in de algemene voorwaarden van Viellevoye Mediation in Zorg en Onderwijs welke van toepassing zijn verklaard op elke opdracht.
Bij het sluiten van iedere mediationovereenkomst is in verband met de AVG van 25 mei 2018 een addendum toegevoegd die ziet op de bescherming van persoonsgegevens van de partijen in de mediation.
Bijlagen die persoonsgegevens bevatten worden per email verzonden na gecodeerd te zijn met een wachtwoord.
Hoe en hoe lang worden deze gegevens bewaard?
De persoonsgegevens worden bewaard in een fysiek en digitaal dossier. Het fysieke dossier wordt vernietigd zodra de opdracht is afgerond. Het digitale dossier wordt bewaard gedurende tenminste 7 jaar en maximaal 10 jaar. Viellevoye Mediation in Zorg en Onderwijs voldoet hiermee aan wettelijke plichten.
Verwerking van gegevens met behulp van derden
Werkzaamheden betreffende de website, social media en emailmarketing worden uitgevoerd door The VA Factory te Nieuwegein. Met The VA Factory wordt een verwerkersovereenkomst gesloten. The VA Factory en Viellevoye Mediation in Zorg en Onderwijs maken bij hun onderlinge communicatie gebruik van de Cloud service van Dropbox van Google. Met Google is via haar algemene voorwaarden een verwerkersovereenkomst gesloten.
De boekhouding van Viellevoye Mediation in Zorg en Onderwijs wordt gedaan door Finovion te Elst. Met Finovion is een verwerkersovereenkomst gesloten. Bij de verwerking van de boekhouding wordt gebruik gemaakt van Exact. Met Exakt is via haar algemene voorwaarden een verwerkersovereenkomst gesloten.
Voor de digitale dossiers maakt Viellevoye Mediation in Zorg en Onderwijs gebruik van Cloud services van gerenommeerde bedrijven met een hoog beveiligingsniveau nl. Advocaat Centraal van Central Services voor het dossierbeheersysteem en Microsoft met Office 365. Met Central Services wordt een verwerkersovereenkomst gesloten. Met Microsoft is via haar algemene voorwaarden een verwerkersovereenkomst gesloten.
Cliënten die zich aanmelden voor een intervisie, workshop of training via de website komen met naam en emailadres in een bestand dat beheerd wordt met diensten van Autorespond te Amsterdam. Met Autorespond wordt een verwerkersovereenkomst gesloten.
Indien door cliënten DISC vragenlijsten online worden ingevuld, dan worden deze tot persoonlijkheidsprofielen verwerkt door EDN Solutions te Utrecht. Met dit bedrijf is een verwerkersovereenkomst gesloten.
Voorkoming van datalekken
De fysieke dossiers bevinden zich in een afgesloten ruimte lopende de opdracht. Alle documenten die persoonsgegeven van cliënten bevatten en die niet in het persoonlijk dossier worden bewaard, zullen terstond worden vernietigd. De computers, harde schijven en andere media, waar persoonsgegevens van cliënten zijn opgeslagen, zijn uitsluitend toegankelijk met een toegangscode die alleen de mediator/advocaat aan wie de hardware toebehoort, bekend is.
De computers zijn beschermd met anti-misbruik software van ESET (doorlopend abonnement).
Communicatie per email vindt plaats middels Outlook via een beschermd e-mailaccount van Advocaat Centraal. Documenten (in Word en PDF formaat) die verzonden worden per email en persoonsgegevens bevatten worden beveiligd met een wachtwoord.
Wat wordt er gedaan bij een datalek?
Zodra sprake is van een datalek waarbij de bescherming van de privacy van cliënten gevaar kan lopen, zullen cliënten daarvan onverwijld door Viellevoye Mediation in Zorg en Onderwijs op de hoogte worden gesteld en geïnformeerd worden over eventuele gevolgen, wanneer en hoe het lek weer is gedicht en hoe herhaling van een lek in de toekomst zal worden voorkomen. Door Viellevoye Mediation in Zorg en Onderwijs is een protocol opgesteld dat in werking treedt, zodra er sprake is van een datalek.
Wat zijn de rechten van de degene wiens gegeven worden verwerkt?
Cliënten hebben recht van inzage, rectificatie en wissen van de verwerkte persoonsgegevens. Een verzoek hiertoe kan te allen tijde worden gedaan. Hieraan zal door Viellevoye Mediation in Zorg en Onderwijs binnen 4 weken kosteloos worden voldaan tenzij een wettelijke bewaarplicht van Fiscus of Mediation federatie Nederland (MfN) dit verhinderen.
Bij wie kunt u een klacht indienen of een vraag stellen over het omgaan met persoonsgegevens?
Wanneer cliënten het idee hebben dat er op onjuiste wijze wordt omgegaan met hun persoonsgegevens kunnen zij hierover een klacht indienen bij Nancy Viellevoye-Geers van Viellevoye Mediation in Zorg en Onderwijs. Zij kunnen ook een klacht indienen bij de toezichthoudende instantie (Autoriteit Persoonsgegevens) of een gerechtelijke procedure starten bij de rechtbank.
Voor vragen over de verwerking van persoonsgegevens kunt u contact opnemen met Nancy Viellevoye-Geers van Viellevoye Mediation in Zorg en Onderwijs.
Oosterbeek, 1 november 2020